Planification - Gestion de votre planning
Le planning (touche F6) affiche l'ensemble des rendez-vous et interventions de la journée, organisés par ligne de travail et par mécanicien. Il offre une vue complète de l'activité du garage en temps réel. La partie inférieure de l'écran liste également les véhicules de prêt en cours.
Planning des rendez-vous
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1Barre d'outils — Accès aux vacances/absences, vue hebdomadaire, paramétrage du planning et tâches planifiées.
2Date et navigation — Date affichée. Utilisez les flèches < et > pour passer au jour précédent ou suivant.
3Filtres par type — Affichez ou masquez les RDV par catégorie : Atelier, Carrosserie, Travaux suspens, Demi-journée, Devis, Att. pièces, Occasion, Location.
4Mini-calendrier — Cliquez sur une date pour y accéder directement. La date du jour est mise en évidence.
5Heures du jour — Heures disponibles, planifiées et solde pour la journée en cours.
6Vue et roues — Basculez entre vue planning et vue liste. Accédez à la liste de préparation des roues du jour.
7Agenda semaine / Online — Vue hebdomadaire et agenda de prise de RDV en ligne pour vos clients.
8Lignes de travail — Chaque ligne correspond à une catégorie (Rendez-vous Online, Occasion, Carrosserie...) ou à un mécanicien.
9Zone des RDV — Double-cliquez sur un créneau vide pour créer un RDV, ou sur un RDV existant pour l'ouvrir et le modifier.
Véhicules de prêt
En faisant défiler le planning vers le bas, la section Véhicules de prêt affiche tous les prêts en cours avec leur durée et le client bénéficiaire.
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1Section véhicules de prêt — Visible en faisant défiler le planning vers le bas. Affiche tous les prêts actifs.
2Ligne de prêt — Chaque ligne indique le véhicule prêté (marque, plaque), le client bénéficiaire et les dates de début et fin du prêt.
3Barre de durée — La barre colorée s'étend visuellement sur la période du prêt. Double-cliquez dessus pour ouvrir et modifier le prêt.
? Conseil — Pour créer un nouveau prêt de véhicule, ouvrez la fiche d'intervention du client et utilisez l'option Véhicule de prêt depuis l'ordre de travail.
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Ajout d'un rendez-vous
Pour créer un rendez-vous, sélectionnez un créneau horaire dans le planning en maintenant le clic gauche, puis faites un clic droit et choisissez Nouveau rendez-vous. Deux modes sont disponibles : un RDV simple (note rapide) ou un RDV détaillé (fiche complète).
Étape 1 — Clic droit sur le planning
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1Nouveau rendez-vous — Ouvre la fenêtre de création du RDV pour le créneau sélectionné.
2Éditer le rendez-vous — Modifier un RDV existant (option grisée si aucun RDV n'est sélectionné).
Étape 2a — Rendez-vous simple (note rapide)
La fenêtre qui s'ouvre permet de créer un RDV simple : une note rapide sans client ni véhicule associé, utile pour bloquer un créneau ou noter une information. Pour une fiche complète, cliquez sur Rendez-vous détaillé.
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1Dates et durée — Pré-remplies selon le créneau sélectionné dans le planning. Modifiables si nécessaire.
2Libellé et activité — Nom du rendez-vous et type d'activité (Service, Carrosserie, etc.).
3Remarques — Zone de texte libre pour noter les informations sur l'intervention.
4Couleur — Choisissez la catégorie visuelle du RDV : Journée, Urgent, Plusieurs, Carrosserie, Demi-journée, Devis, Att. pièces, Occasion, Location.
5Rendez-vous détaillé — Bascule vers la fiche complète avec client, véhicule, travaux et pièces.
6Enregistrer — Sauvegarde le RDV simple dans le planning.
Étape 2b — Rendez-vous détaillé (ordre de travail)
Le rendez-vous détaillé est la fiche complète de l'intervention : client, véhicule, travaux à effectuer, pièces, décompte des heures, véhicule de prêt et génération de facture ou d'offre.
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1Prise en charge / Restitution — Dates et heures d'entrée et de sortie prévue du véhicule. Cochez Voiture de prêt si le client en nécessite une.
2Client et véhicule — Sélectionnez le client et son véhicule. Saisissez le kilométrage actuel et la durée prévue de l'intervention.
3Actions — Accès rapide aux travaux suspens, fiche client, IA, commande Hostettler, stockage des roues, fiche de travail imprimable, génération de facture ou d'offre.
4Onglets — Pièces et travaux effectués, Décompte des heures, Véhicule(s) en prêt, Commandes fournisseur.
5Travaux à effectuer — Saisissez les pannes signalées et les travaux à réaliser, avec référence et montant.
6Pièces et accessoires — Ajoutez les pièces utilisées avec leur référence, quantité et prix unitaire.
7Tri ordre travail IA — Classe automatiquement les travaux par ordre de priorité grâce à l'intelligence artificielle.
8Travaux par — Mécanicien assigné à l'intervention et plage horaire planifiée.
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Ordre de travail
Une fois le rendez-vous créé, le mécanicien reçoit l'ordre de travail sur sa tablette. Il timbre au départ pour lancer le décompte des heures, effectue les travaux, puis renseigne les informations dans la fiche. Lorsque tout est complété, cochez Terminé pour que le RDV apparaisse dans la liste de facturation.
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1En-tête rouge — Indique que ce RDV n'est pas encore facturé. Affiche les dates de prise en charge et de restitution. La case Voiture de prêt est cochée si un véhicule de prêt a été fourni.
2Client / Véhicule — Saisissez le kilométrage actuel. Les durées prévue et effective ainsi que les heures décomptées se mettent à jour automatiquement via le timbrage.
3Terminé — Cochez cette case une fois l'intervention complète. Le RDV apparaîtra alors dans la liste des rendez-vous à facturer.
4Travaux effectués — Cochez chaque travail réalisé. Les travaux non cochés resteront visibles mais ne seront pas facturés.
5Pièces utilisées — Ajoutez ou modifiez les pièces posées avec leur référence, quantité et prix unitaire.
6Actions — Imprimez la fiche de travail pour le mécanicien, ou générez directement une Facture ou une Offre.
7Avertissement paiement — Message affiché si le client est paramétré en paiement comptant. À vérifier avant de remettre le véhicule.
8Travaux par — Mécanicien assigné et plage horaire. Ces données sont alimentées automatiquement par le timbrage sur la tablette.
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Commandes Hostettler
GarageGestion intègre une connexion directe avec le site Hostettler autotechnik. Depuis l'ordre de travail, un seul clic ouvre le catalogue Hostettler avec le véhicule et le client déjà renseignés. Une fois la commande validée sur le site, elle est importée automatiquement dans GarageGestion.
Étape 1 — Lancer la commande depuis l'ordre de travail
Dans l'ordre de travail, cliquez sur le bouton Commande Hostettler pour ouvrir le site directement dans votre navigateur. Le véhicule et le client sont transmis automatiquement.
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1Commande Hostettler — Lance la connexion au site Hostettler en transmettant automatiquement les informations du véhicule et du client.
Étape 2 — Commander sur le site Hostettler
Le site Hostettler s'ouvre avec le véhicule identifié et le client sélectionné. Naviguez dans le catalogue pour trouver les pièces, ajoutez-les au panier, puis validez la commande. GarageGestion récupère ensuite le panier automatiquement.
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1Véhicule — Marque, modèle, immatriculation, VIN, année et motorisation transmis automatiquement depuis GarageGestion.
2Catalogue — Recherchez les pièces par catégorie (Entretien, Moteur, Freinage, Carrosserie...) ou directement par numéro d'article.
3Accès rapide — Temps barémés, données d'entretien, données techniques, GPI, configurateur de roue, pneus et Fast DTC pour le diagnostic.
4Client — Informations du client transmises automatiquement. Les remises et conditions négociées avec Hostettler sont appliquées.
5Panier — Une fois les pièces ajoutées et la commande validée sur Hostettler, revenez dans GarageGestion et cliquez sur Import Hostettler dans l'ordre de travail pour récupérer automatiquement toutes les pièces commandées.
? Retours de pièces — Les retours de pièces commandées via Hostettler peuvent être gérés directement depuis GarageGestion via le module Commandes fournisseur dans l'ordre de travail.
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Liste de préparation des roues
La liste de préparation des pneus est accessible depuis le bouton Liste préparation des roues dans le planning. Elle affiche tous les véhicules dont les roues stockées doivent être préparées pour les rendez-vous du jour.
En pratique, le mécanicien consulte cette liste la veille pour préparer les jeux de roues à l'avance et les avoir prêts lors de l'arrivée du client.
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1Date — Date pour laquelle la liste est générée. Correspond aux RDV planifiés ce jour-là.
2Colonnes — Saison, emplacement de stockage, marque et modèle des pneus, profondeur des sculptures (gauche/droit), remarques et dimensions.
3En-tête par RDV — Pour chaque rendez-vous : heure, emplacement de stockage (ex: G10, A8), client et véhicule concerné.
4Détail pneus — Informations sur les pneus avant et arrière : saison (Été/Hiver), marque, modèle et profondeur des sculptures en mm.
5Remarques — Observations importantes saisies lors du dépôt : pneus à remplacer, état particulier, manque de pneus.
6Modifier / Consulter — Ouvre la fiche de stockage complète pour consulter ou mettre à jour les informations du dépôt sélectionné.
? Conseil — Consultez cette liste la veille au soir pour préparer les jeux de roues à l'avance. Les roues seront ainsi prêtes dès l'arrivée du client le matin, ce qui évite les pertes de temps en atelier.
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Liste des rendez-vous terminés
La liste des rendez-vous à facturer affiche toutes les interventions terminées en attente de facturation. Elle est accessible depuis deux endroits :
- Depuis le planning — icône liste en haut à droite
- Depuis le menu principal — entre F3 Facturation/Offres et F6 Planification
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1Colonnes — Client, plaques, marque, modèle, employé, heures prévues et effectuées. Toutes les colonnes sont triables.
2Groupes par date — Les interventions sont regroupées par date. Cliquez sur la flèche pour développer ou réduire un groupe.
3Sélection — Cochez plusieurs interventions pour les facturer ensemble en une seule facture groupée.
4Couleur des plaques — Indique la catégorie du RDV : bleu = travaux suspens, jaune = occasion, vert = att. pièces, etc.
5Voir ordre de travail — Ouvre la fiche complète de l'intervention pour la consulter ou la modifier avant facturation.
6Trier par prise en charge — Réorganise la liste par ordre chronologique de prise en charge du véhicule.
7Interventions terminées — Filtre pour n'afficher que les RDV marqués comme terminés, prêts à être facturés.
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Décompte des heures, historique des véhicules de prêt
Le module Décompte des heures est disponible uniquement si le module planning est activé. Il est accessible depuis le planning ou depuis le menu principal. Il permet de consulter le temps de travail de chaque mécanicien avec trois onglets : décompte des heures, décompte journalier et voitures de prêt.
Onglet — Décompte des heures
Récapitulatif des heures travaillées par employé sur une période choisie, groupé par activité. Le montant facturé correspondant est affiché pour chaque ligne.
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1Filtres — Sélectionnez l'employé, le mois et l'année pour afficher son décompte.
2Onglets — Naviguez entre Décompte des heures, Décompte journalier et Voitures de prêt.
3Période — Affinez l'affichage avec une date de début et de fin précise.
4Tableau — Heures par date et activité (Service, Atelier, Pneus...) avec le montant facturé correspondant. Les lignes sans montant correspondent à des interventions non encore facturées.
5Voir factures — Ouvre directement la facture liée à la ligne sélectionnée.
Onglet — Décompte journalier
Vue détaillée heure par heure de chaque mécanicien pour une journée donnée. Chaque session timbrée est affichée avec son heure de début, de fin, la durée, l'activité et le client ou la tâche concernée.
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1Groupé par date — Chaque journée est clairement séparée.
2Groupé par mécanicien — Chaque mécanicien a son propre groupe avec le total des heures de la journée en bas.
3Sessions timbrées — Heure de début, heure de fin, activité (Service, Atelier, Pneus...), durée calculée et client ou tâche associée.
4Total journée — Cumul des heures travaillées par le mécanicien pour la journée.
Onglet — Voitures de prêt
Historique global de tous les prêts de véhicules effectués, avec le client bénéficiaire, les dates et le véhicule utilisé. Filtrable par employé et par période.
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1Filtres — Sélectionnez l'employé responsable du prêt, le mois et l'année.
2Colonnes — Date de début et de fin du prêt, client bénéficiaire, plaque et modèle du véhicule prêté.
3Historique — Tous les prêts effectués sur la période, triables par colonne.
⚠ Module optionnel — Le décompte des heures n'est disponible que si le module planning est activé dans votre licence GarageGestion.
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Commandes Hostettler
GarageGestion intègre une connexion directe avec le site Hostettler autotechnik. Depuis l'ordre de travail, un seul clic ouvre le catalogue Hostettler avec le véhicule et le client déjà renseignés. Une fois la commande validée sur le site, elle est importée automatiquement dans GarageGestion.
Étape 1 — Lancer la commande depuis l'ordre de travail
Dans l'ordre de travail, cliquez sur le bouton Commande Hostettler pour ouvrir le site directement dans votre navigateur. Le véhicule et le client sont transmis automatiquement.
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1Commande Hostettler — Lance la connexion au site Hostettler en transmettant automatiquement les informations du véhicule et du client.
Étape 2 — Commander sur le site Hostettler
Le site Hostettler s'ouvre avec le véhicule identifié et le client sélectionné. Naviguez dans le catalogue pour trouver les pièces, ajoutez-les au panier, puis validez la commande. GarageGestion récupère ensuite le panier automatiquement.
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1Véhicule — Marque, modèle, immatriculation, VIN, année et motorisation transmis automatiquement depuis GarageGestion.
2Catalogue — Recherchez les pièces par catégorie (Entretien, Moteur, Freinage, Carrosserie...) ou directement par numéro d'article.
3Accès rapide — Temps barémés, données d'entretien, données techniques, GPI, configurateur de roue, pneus et Fast DTC pour le diagnostic.
4Client — Informations du client transmises automatiquement. Les remises et conditions négociées avec Hostettler sont appliquées.
5Panier — Une fois les pièces ajoutées et la commande validée sur Hostettler, revenez dans GarageGestion et cliquez sur Import Hostettler dans l'ordre de travail pour récupérer automatiquement toutes les pièces commandées.
? Retours de pièces — Les retours de pièces commandées via Hostettler peuvent être gérés directement depuis GarageGestion via le module Commandes fournisseur dans l'ordre de travail.
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