Facturation - Gestion des factures
La gestion des factures permet de consulter, créer, modifier et imprimer tous les documents de facturation. GarageGestion propose plusieurs types de factures, chacun avec sa propre mise en page adaptée au contexte.
Types de documents disponibles
Factures Atelier
Prestations d'entretien et réparation — fournitures, travaux et main d'œuvre.
Facture Véhicule
Vente de véhicule — mise en page adaptée avec les données du véhicule vendu.
Offres
Devis client — même structure que la facture atelier, convertible en facture.
Autres types
Dépannage, Gardiennage, Location, Interne — selon les services proposés.
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Liste — Factures Atelier
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1Période — Filtrez les factures par date de début et date de fin.
2Type de facture — Basculez entre Factures Atelier, Offres, Véhicule, Dépannage, etc.
3Importer QR facture — Importe une facture fournisseur reçue via QR-code.
4Nouveau / Modifier / Supprimer — Gérer les factures. Double-clic sur une ligne pour ouvrir la facture. Voir Facture / Offre pour le détail.
5Tableau — Numéro de facture, date, total TTC, paiements reçus, client, plaques, marque et modèle. Les lignes en gris clair indiquent les factures entièrement payées.
6Factures impayées — Cochez pour n'afficher que les factures avec un solde ouvert.
7Actions — Enregistrer un paiement, envoyer par e-mail, suivre les envois, ouvrir la fiche client, imprimer un rappel de paiement.
8Imprimer liste — Imprime la liste complète des factures affichées.
Liste — Factures Véhicule
La liste des factures véhicule présente les mêmes fonctionnalités avec une colonne Montant total adaptée aux ventes de véhicules. Les montants sont généralement plus élevés et il n'y a pas de colonne Marque/Modèle séparée car le véhicule est inclus dans la facture.
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1Montant total — Prix de vente du véhicule avec la colonne paiements reçus pour suivre les acomptes éventuels.
2Actions — Enregistrer paiement, envoi e-mail et fiche client. Les mêmes fonctionnalités que les factures atelier.
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Création d'une facture
Facture Atelier
La fenêtre Facture Atelier permet de créer et gérer les factures de travaux effectués sur un véhicule. Elle regroupe les travaux effectués, les fournitures (pièces), la main d'œuvre et calcule automatiquement le montant net final.
1 N° Client [F2] — Numéro du client. Appuyez sur [F2] pour sélectionner un client dans la liste. Le nom est rempli automatiquement.
2 Véhicule [F3] — Plaques, marque et modèle. Appuyez sur [F3] pour sélectionner le véhicule du client. Le compteur km et la date d'antipollution sont éditables.
3 Document — Type de document (Factures Atelier), numéro de facture généré automatiquement et date (initialisée à aujourd'hui).
4 Travaux effectués — Liste des prestations réalisées sur le véhicule. Colonnes : Références, Libellé de la facture, Quantité, Prix unitaire, Rabais, Montant total. Utilisez [F7] Ligne vide pour saisir manuellement ou [F6] Ajout travaux pour sélectionner depuis le catalogue.
5 Fournitures — Liste des pièces et fournitures utilisées. Mêmes colonnes que les travaux. Utilisez [F5] Ligne vide ou [F8] Ajout pièces pour ajouter des articles depuis le catalogue.
6 Main d'œuvre — Nombre d'heures × taux horaire (CHF/h) = total main d'œuvre, calculé automatiquement. Le taux par défaut est configuré dans les paramètres du logiciel.
7 Totaux — Total des fournitures, total des travaux, total de la facture, escompte, note de crédit, acomptes/paiements déjà reçus.
8 Montant net — Montant final dû par le client : fournitures + travaux + main d'œuvre – escompte – acomptes.
Boutons d'action
Envoi e-mail — Envoie la facture par e-mail au client. Enregistrer ✓ — Enregistre la facture. Fiche client — Ouvre la fiche du client. Correction AI — Analyse et propose des corrections sur les libellés via intelligence artificielle. Acompte(s) — Saisir ou consulter les acomptes. Note Interne — Note interne non imprimée (fond rouge = note présente). Ordre de travail — Imprime l'ordre de travail. Suivi envois — Historique des envois. [F9] Textes et remarques — Textes de bas de facture. [F12] Imprimer facture — Lance l'impression.
⚠ Attention — La case Facture sans BV génère une facture sans bulletin de versement QR. Cochez cette case pour les paiements en espèces ou par carte déjà encaissés.
? Bonne pratique — La case Saisie automatique active la complétion lors de la saisie des références articles. À désactiver si vous saisissez des références inhabituelles.
Sélection des travaux
La fenêtre Sélection des travaux s'ouvre via le bouton [F6] Ajout travaux. Elle permet de sélectionner un ou plusieurs travaux depuis le catalogue pour les ajouter à la facture.
1 Filtres — Sélectionnez le type de travaux à afficher : Tous, Travaux effectués, Travaux à prix fixe, Multi articles, Frais divers.
2 Rechercher — Filtre la liste en temps réel par référence ou libellé. Saisissez les premiers caractères puis cliquez sur ok.
3 Liste des travaux — Colonnes : Références, Travaux (pour les multi-articles, liste les sous-références ex: Service;100;1010;102;103…), Prix (0,00 si calculé à la main d'œuvre).
4 Clients avec la référence — Affiche les clients chez qui ce travail a été réalisé pour l'année indiquée.
5 OK / Annuler / Nouveau — OK insère le travail dans la facture. Annuler ferme sans ajouter. Nouveau… crée un nouveau travail dans le catalogue.
6 Modifier / MAJ articles caisse / Supprimer — Modifier édite le travail. MAJ articles caisse met à jour les prix dans le module caisse. Supprimer efface définitivement le travail du catalogue.
Liste des articles (Fournitures)
La fenêtre Liste des articles s'ouvre via le bouton [F8] Ajout pièces. Elle donne accès au catalogue complet des pièces et fournitures disponibles.
1 Rechercher — Filtre la liste par référence ou libellé. Tapez les premières lettres et validez avec ok.
2 Références — Code unique de l'article (ex: 100, 103, 107, 1067…).
3 Article — Désignation complète de l'article (ex: Huile moteur 5W30, Filtre à huile…).
4 Prix d'achat — Prix d'achat de l'article, pour le calcul de marge. Non affiché sur la facture client.
5 Prix unitaire — Prix de vente en CHF, repris automatiquement dans la facture.
6 Quantité minimum — Seuil de réapprovisionnement.
7 Quantité restante — Stock actuel disponible. Une valeur 0 ne signifie pas forcément une rupture — vérifiez la configuration dans les paramètres de stock.
8 Sélection — Insère l'article dans la section Fournitures de la facture.
9 Modifier… — Ouvre la fiche de l'article pour en modifier le libellé, le prix ou le stock.
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Facture véhicule
La facture véhicule permet de gérer la vente de véhicules neufs ou d'occasion. Elle se compose de 4 onglets : Véhicule vendu, Véhicule de reprise, Adresse de facturation et Récapitulation. Elle génère deux documents imprimables : la facture et le contrat de vente.
? Bonne pratique — Créez un client "Occasions" auquel vous rattachez tous les véhicules à vendre. Lorsqu'un client achète un véhicule, l'historique complet des interventions suit le véhicule grâce au changement de propriétaire.
Onglet — Véhicule vendu
Saisissez toutes les informations du véhicule vendu. Si le véhicule est déjà enregistré dans le fichier des véhicules, récupérez-le via le bouton [F4].
Formulaire vide — nouvelle facture
Formulaire complété depuis le fichier véhicules [F4]
1Client [F2] — Sélectionnez le client acheteur depuis le fichier clients.
2Véhicule [F4] — Récupère automatiquement toutes les données depuis le fichier des véhicules : marque, modèle, châssis, matricule, homologation, puissance, couleurs, transmission, etc.
3Véhicule neuf — Cochez si le véhicule est neuf (adapte le document imprimé).
4Prix de vente brut TTC — Prix total de vente du véhicule.
5Reprise — Ajoutez un ou plusieurs véhicules en reprise directement depuis cet onglet.
6Options — Ajoutez des options avec leur prix via [F5]. Le total des options s'additionne au prix du véhicule.
7Remarques — Champ libre pour informations complémentaires (ex: numéro de leasing).
Onglet — Véhicule de reprise
Si le client reprend un véhicule en échange, saisissez ses caractéristiques et le montant de la reprise TTC. Ce montant sera déduit automatiquement dans la récapitulation. Utilisez Véhicules du client pour récupérer un véhicule déjà enregistré.
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1Véhicules du client — Récupère un véhicule déjà enregistré dans le fichier véhicules pour ce client.
2Montant de la reprise TTC — Valeur de reprise du véhicule, déduite automatiquement du prix de vente dans la récapitulation.
3Données techniques — Mêmes champs que pour le véhicule vendu : marque, modèle, châssis, km, couleurs, transmission, caburant, genre, etc.
Onglet — Adresse de facturation
Permet de facturer à une adresse différente du client — utile pour les sociétés de leasing (ex: Alphera Financial Services, TCS Leasing...). La facture sera adressée à la société de leasing tandis que le contrat reste au nom du client.
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1Destinataire [F2] — Sélectionnez la société de leasing ou tout autre destinataire de facturation différent du client.
2Adresse — Coordonnées complètes du destinataire affichées automatiquement depuis la fiche client.
3Imprimer contrat — Génère le contrat de vente automobile. Voir la page Documents imprimés pour les exemples.
Onglet — Récapitulation
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1Déductions — Remises ou escomptes à soustraire du prix de vente.
2Récapitulation — Montant total véhicule + options, déductions éventuelles, paiements déjà enregistrés et solde restant à régler.
3Garantie — Texte de garantie applicable au véhicule, sélectionnable depuis une liste prédéfinie.
4Conditions de paiement — Ex: leasing Alphera, financement, comptant.
5Comptabilise — Enregistre la facture dans la comptabilité une fois finalisée.
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Textes de factures, garanties, textes légaux
GarageGestion permet de configurer des textes de bas de facture réutilisables pour les différents types de documents : factures atelier, factures véhicule, garanties, conditions légales de reprise, relevés de compte, etc. Ces textes sont paramétrables depuis Paramétrage → onglet Configuration.
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1Liste des textes — Chaque texte a un ID unique, un genre et son contenu. Cliquez sur une ligne pour la modifier directement.
2Genre de texte — Catégorie du texte. Les genres disponibles sont :
Textes pour factures
Textes Factures véhicule
Texte garantie
Texte légal garantie
Texte légale reprise
Texte relevé de compte
Texte Bas de facture
3Ajouter texte — Crée une nouvelle ligne avec le genre sélectionné. Saisissez ensuite le contenu directement dans la liste.
4Supprimer — Supprime le texte sélectionné.
? Ces textes sont ensuite sélectionnables dans la Récapitulation de la facture véhicule (champ Garantie et Conditions de paiement) et dans Textes et remarques [F9] des factures atelier. Configurez-les une seule fois et réutilisez-les sur tous vos documents.
⚙ Ce paramétrage est également accessible depuis Paramétrage → Configuration.
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Générer les rappels
Gestion des rappels
La fenêtre Gestion des rappels permet de visualiser l'ensemble des factures atelier sur une période donnée, d'identifier les factures impayées et d'envoyer des rappels aux clients concernés.
1 Période (Du / Au) — Définissez la plage de dates pour filtrer les factures affichées. Par défaut, toute l'année en cours est sélectionnée. Cliquez sur OK pour appliquer le filtre.
2 Votre choix (type de document) — Sélectionnez le type de factures à afficher : Factures Atelier, ou d'autres types selon votre configuration.
3 Importer QR facture — Permet d'importer et d'enregistrer un paiement via la lecture d'un QR code de facture.
4 En-têtes de colonnes — La liste affiche : N° Facture, Date, Total TTC, Paiements, Nom du client, N° de plaques, Marque, Modèle. Cliquez sur l'icône ? d'une colonne pour filtrer ou trier par ce critère.
5 Liste des factures — Affiche toutes les factures correspondant aux critères. Les lignes en surbrillance verte indiquent des factures cochées (sélectionnées pour un traitement groupé). Les lignes en surbrillance bleue/grise sont les factures impayées si le filtre est actif.
6 Enregistrer paiement — Ouvre la fenêtre de saisie d'un paiement pour la facture sélectionnée.
7 Envoi e-mail — Envoie un rappel par e-mail au client de la facture sélectionnée (adresse tirée de la fiche client).
8 Suivi envois — Affiche l'historique des envois (e-mail, courrier) pour la facture sélectionnée.
9 Fiche client — Ouvre la fiche complète du client associé à la facture sélectionnée.
10 Impr. rappel(s) sélectionné(s) — Imprime les rappels pour toutes les factures cochées dans la liste. Cochez les lignes souhaitées avant d'utiliser ce bouton.
11 Nouveau / Modifier / Supprimer — Permet de créer une nouvelle facture, d'ouvrir et modifier la facture sélectionnée, ou de la supprimer définitivement.
12 Factures impayées — Cochez cette case pour n'afficher que les factures dont le montant de paiements est inférieur au total TTC. Permet d'identifier rapidement les clients débiteurs.
⚠ Attention — La colonne Paiements affiche le total des paiements déjà enregistrés. Une valeur à 0,00 ne signifie pas forcément que la facture est impayée si la case Factures impayées n'est pas cochée — vérifiez le détail en ouvrant la facture.
? Bonne pratique — Pour envoyer des rappels groupés, cochez toutes les factures concernées dans la liste puis cliquez sur Impr. rappel(s) sélectionné(s). Vous pouvez aussi combiner avec Envoi e-mail pour un envoi électronique individuel.
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